Das Unternehmer-Notfallset.
Was tun in Krisenzeiten
Was tun in Krisenzeiten
Das Unternehmer Notfall-Set
Nur ca. 30 % der Firmen in Deutschland sind auf den Ernstfall vorbereitet, wenn zum Beispiel durch einen Unfall oder eine lange Krankheit der Chef oder die Chefin ausfällt.
Wichtige Fragen sind zu klären: Kann die Firma fortbestehen? Bleiben die Arbeitsplätze erhalten? Kommt das Unternehmen in eine existenzielle Schieflage? Bin ich und ist meine Familie ausreichend abgesichert?
Außerdem rücken die Sicherheit von Firmendaten und der Schutz geistigen Firmeneigentums verstärkt in den Fokus. Gegen kriminelle Angriffe und Aktionen gibt es keinen vollständigen Schutz. Manchen Gefahren kann man aber vorbeugen.
Das Unternehmer Notfall-Set ersetzt nicht das Gespräch mit Ihrem Steuerberater, Notar oder Rechtsanwalt. Die Checklisten und Übersichten unterstützen Sie dabei, sich auf die Gespräche gut vorzubereiten.
Zum Thema Versicherungen sollten Sie sich mit Ihrem Zurich Versicherungspartner austauschen.
Was sollten Sie im Unternehmer Notfall-Set festhalten?
Regeln Sie Kompetenzen und Zuständigkeiten
Klare Anweisungen sorgen dafür, dass das Unternehmen störungsfrei weitergeführt werden kann.
Zu klären und schriftlich festzuhalten ist:
- Wer hat eine Generalvollmacht, Prokura oder Handlungsvollmacht?
- Wer hat Geschäftsführungsbefugnis?
- Wer hat Kontovollmacht?
- Wer hat eine sonstige Vertretungsvollmacht?
- Wer sind die Ansprechpartner für welche Geschäfts- und Themenbereiche?
- Wer sind die wichtigen Partner, die im Notfall Unterstützung leisten können? (Zum Beispiel: Steuerberater, Rechtsanwalt, Notar, Zurich Versicherungspartner.)
- Wer ist zu benachrichtigen?
Stellen Sie den Zugriff auf wichtige Verträge sicher
Wichtige Verträge müssen schnell greifbar sein. Notwendig ist, dass die aktuellen Fassungen dieser Verträge sicher aufbewahrt sind.
Die wichtigsten Dokumente sind:
- Der Gesellschaftsvertrag
- Der Ehevertrag
- Das Testament bzw. der Erbvertrag
- Vollmachten, wie Generalvollmacht, Betreuungs- und Verfügungsvollmacht
- Kaufverträge, insbesondere bei Immobilien
- Miet- bzw. Pachtverträge
- Franchise-Vertrag
- Leasingverträge
- Verträge über aktuelle und künftige Aufträge
- Händlerverträge
Erfassen Sie Bankverbindungen, Vermögensanlagen, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten
Unerlässlich ist eine Liste der
- betrieblichen Bankverbindungen inkl. Kontonummern, Bankleitzahl bzw. IBAN und BIC, jeweils mit Hinweis auf entsprechende Vollmachten
- Wertpapiere und Depots mit Depot-Nummern sowie die jeweiligen Vollmachten
- Immobilien mit den aktuellen Grundbuchauszügen
- Schließfächer und Safes mit Nummern, Vollmachten und Aufbewahrungsort der Schlüssel
- Aufbewahrung von Fahrzeugbriefen und andere wichtige Besitzdokumente
- Verbindlichkeiten mit Angabe des Kreditinstituts, des Kontos und der Sicherheiten
Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre betrieblichen Versicherungen
Für einen schnellen Überblick sorgt ein Ordner mit den aktuellen Versicherungsverträgen. Die Dokumente enthalten Angaben zur Versicherungsgesellschaft, Versicherungsnummer und zum Versicherungsnehmer.
- Betriebs-Haftpflichtversicherung
- Berufs-Haftpflichtversicherung
- Betriebs-Unterbrechungsversicherung
- Vermögensschadenversicherung für Unternehmensleiter
- Einbruch-Diebstahlversicherung
- Elektronikversicherung
- Feuerversicherung
- Kfz-Haftpflichtversicherung
- Leitungswasserversicherung
- Maschinenversicherung
- Produkt-Haftpflichtversicherung
- Sturmversicherung
- Umwelt-Haftpflichtversicherung
- Versicherungen für Beschäftigte: z. B. Betriebliche Unfall-, Alters- Kranken-Vorsorgeversicherungen
Hinterlegen Sie Passwörter, Schlüssel und Betriebsgeheimnisse
Wichtige Informationen für die nahtlose Weiterführung des Unternehmens sind
- Passwörter für die EDV
- PIN- und TAN-Nummern
- Geheimzahlen und Codewörter
- Aufbewahrungsort wichtiger Schlüssel I
- nformationen zu Rezepturen, Konstruktionsplänen, Maschineneinstellungen, Bearbeitungshinweisen, Patenten, Gebrauchsmustern, Marken, Geschmacksmustern, Internet-Domains etc.
Halten Sie Mitgliedschaften und wichtige Geschäftspartner schriftlich fest
Wichtige Mitgliedschaften sind beispielsweise
- Industrie- und Handelskammer bzw. Handwerkskammer
- Innung bzw. Berufsverband
- Arbeitsgemeinschaften und Kooperationen
- Einkaufs- und Werbegemeinschaften
- Zuständige Berufsgenossenschaft
Hinterlegen Sie die Kontaktdaten Ihrer wichtigsten Geschäftspartner mit Telefonnummern und E-Mail-Adressen, z. B. von
- Lieferanten
- Kunden
- Kooperationspartnern
Prüfen Sie, ob die Lebenspartnerin oder der Lebenspartner und die Kinder versorgt sind
Gibt es mehrere Erben und wäre das Unternehmen aufzuteilen?
- Ist ausreichend Vermögen vorhanden, um ggf. Pflichtteils-Ansprüche der Erben zu befriedigen?
- Gibt es Regelungen, wie das Vermögen aufzuteilen ist?
- Schließfächer und Safes mit Nummern, Vollmachten und Aufbewahrungsort der Schlüssel Wie hoch ist die Erbschaftsteuer?
- Wird dem Unternehmen dadurch wichtige Liquidität entzogen? Kann dafür vorgesorgt werden?
Klären Sie, ob Ihre privaten Verfügungen und Vollmachten vollständig sind und ausreichen
- Ist die Handlungsfähigkeit der Familie gesichert: Für den Todesfall sowie schwere Krankheit oder Unfälle, die zur Geschäftsunfähigkeit führen?
- Lassen Sie sich von einem Rechtsanwalt, Notar und Steuerberater umfassend informieren.
Aktualisieren Sie Ihr Unternehmer Notfall-Set regelmäßig
Das Notfall-Set kann nur zuverlässig helfen, wenn die Angaben aktuell sind. Überholte, veraltete Informationen sorgen für Verwirrung und führen zu Unsicherheiten. Es ist sinnvoll, das Notfall-Set regelmäßig zu aktualisieren.
