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Das Unternehmer-Notfallset.

Was tun in Krisenzeiten

Was tun in Krisenzeiten

Das Unternehmer Notfall-Set

Nur ca. 30 % der Firmen in Deutschland sind auf den Ernstfall vorbereitet, wenn zum Beispiel durch einen Unfall oder eine lange Krankheit der Chef oder die Chefin ausfällt.

Wichtige Fragen sind zu klären: Kann die Firma fortbestehen? Bleiben die Arbeitsplätze erhalten? Kommt das Unternehmen in eine existenzielle Schieflage? Bin ich und ist meine Familie ausreichend abgesichert?

Außerdem rücken die Sicherheit von Firmendaten und der Schutz geistigen Firmeneigentums verstärkt in den Fokus. Gegen kriminelle Angriffe und Aktionen gibt es keinen vollständigen Schutz. Manchen Gefahren kann man aber vorbeugen.

Das Unternehmer Notfall-Set ersetzt nicht das Gespräch mit Ihrem Steuerberater, Notar oder Rechtsanwalt. Die Checklisten und Übersichten unterstützen Sie dabei, sich auf die Gespräche gut vorzubereiten.

Zum Thema Versicherungen sollten Sie sich mit Ihrem Zurich Versicherungspartner austauschen.

  • Unternehmer Notfall-Set
  • Unternehmervollmacht
  • Sicherheitsstandard ihrer Daten
  • Geistiges Eigentum

Was sollten Sie im Unternehmer Notfall-Set festhalten?

Regeln Sie Kompetenzen und Zuständigkeiten

Klare Anweisungen sorgen dafür, dass das Unternehmen störungsfrei weitergeführt werden kann.

Zu klären und schriftlich festzuhalten ist:

  • Wer hat eine Generalvollmacht, Prokura oder Handlungsvollmacht?
  • Wer hat Geschäftsführungsbefugnis?
  • Wer hat Kontovollmacht?
  • Wer hat eine sonstige Vertretungsvollmacht?
  • Wer sind die Ansprechpartner für welche Geschäfts- und Themenbereiche?
  • Wer sind die wichtigen Partner, die im Notfall Unterstützung leisten können? (Zum Beispiel: Steuerberater, Rechtsanwalt, Notar, Zurich Versicherungspartner.)
  • Wer ist zu benachrichtigen?

    • Stellen Sie den Zugriff auf wichtige Verträge sicher

    Wichtige Verträge müssen schnell greifbar sein. Notwendig ist, dass die aktuellen Fassungen dieser Verträge sicher aufbewahrt sind.

    Die wichtigsten Dokumente sind:

  • Der Gesellschaftsvertrag
  • Der Ehevertrag
  • Das Testament bzw. der Erbvertrag
  • Vollmachten, wie Generalvollmacht, Betreuungs- und Verfügungsvollmacht
  • Kaufverträge, insbesondere bei Immobilien
  • Miet- bzw. Pachtverträge
  • Franchise-Vertrag
  • Leasingverträge
  • Verträge über aktuelle und künftige Aufträge
  • Händlerverträge

    • Erfassen Sie Bankverbindungen, Vermögensanlagen, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten

    Unerlässlich ist eine Liste der

  • betrieblichen Bankverbindungen inkl. Kontonummern, Bankleitzahl bzw. IBAN und BIC, jeweils mit Hinweis auf entsprechende Vollmachten
  • Wertpapiere und Depots mit Depot-Nummern sowie die jeweiligen Vollmachten
  • Immobilien mit den aktuellen Grundbuchauszügen
  • Schließfächer und Safes mit Nummern, Vollmachten und Aufbewahrungsort der Schlüssel
  • Aufbewahrung von Fahrzeugbriefen und andere wichtige Besitzdokumente
  • Verbindlichkeiten mit Angabe des Kreditinstituts, des Kontos und der Sicherheiten

    • Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre betrieblichen Versicherungen

    Für einen schnellen Überblick sorgt ein Ordner mit den aktuellen Versicherungsverträgen. Die Dokumente enthalten Angaben zur Versicherungsgesellschaft, Versicherungsnummer und zum Versicherungsnehmer.

  • Betriebs-Haftpflichtversicherung
  • Berufs-Haftpflichtversicherung
  • Betriebs-Unterbrechungsversicherung
  • Vermögensschadenversicherung für Unternehmensleiter
  • Einbruch-Diebstahlversicherung
  • Elektronikversicherung
  • Feuerversicherung
  • Kfz-Haftpflichtversicherung
  • Leitungswasserversicherung
  • Maschinenversicherung
  • Produkt-Haftpflichtversicherung
  • Sturmversicherung
  • Umwelt-Haftpflichtversicherung
  • Versicherungen für Beschäftigte: z. B. Betriebliche Unfall-, Alters- Kranken-Vorsorgeversicherungen

    • Hinterlegen Sie Passwörter, Schlüssel und Betriebsgeheimnisse

    Wichtige Informationen für die nahtlose Weiterführung des Unternehmens sind

  • Passwörter für die EDV
  • PIN- und TAN-Nummern
  • Geheimzahlen und Codewörter
  • Aufbewahrungsort wichtiger Schlüssel
  • Informationen zu Rezepturen, Konstruktionsplänen, Maschineneinstellungen, Bearbeitungshinweisen, Patenten, Gebrauchsmustern, Marken, Geschmacksmustern, Internet-Domains etc.

    • Halten Sie Mitgliedschaften und wichtige Geschäftspartner schriftlich fest

    Wichtige Mitgliedschaften sind beispielsweise

  • Industrie- und Handelskammer bzw. Handwerkskammer
  • Innung bzw. Berufsverband
  • Arbeitsgemeinschaften und Kooperationen
  • Einkaufs- und Werbegemeinschaften
  • Zuständige Berufsgenossenschaft

    • Hinterlegen Sie die Kontaktdaten Ihrer wichtigsten Geschäftspartner mit Telefonnummern und E-Mail-Adressen, z. B. von

  • Lieferanten
  • Kunden
  • Kooperationspartnern

    • Prüfen Sie, ob die Lebenspartnerin oder der Lebenspartner und die Kinder versorgt sind

    Gibt es mehrere Erben und wäre das Unternehmen aufzuteilen?

  • Ist ausreichend Vermögen vorhanden, um ggf. Pflichtteils-Ansprüche der Erben zu befriedigen?
  • Gibt es Regelungen, wie das Vermögen aufzuteilen ist?
  • Schließfächer und Safes mit Nummern, Vollmachten und Aufbewahrungsort der Schlüssel Wie hoch ist die Erbschaftsteuer?
  • Wird dem Unternehmen dadurch wichtige Liquidität entzogen? Kann dafür vorgesorgt werden?

    • Klären Sie, ob Ihre privaten Verfügungen und Vollmachten vollständig sind und ausreichen

  • Ist die Handlungsfähigkeit der Familie gesichert: Für den Todesfall sowie schwere Krankheit oder Unfälle, die zur Geschäftsunfähigkeit führen?
  • Lassen Sie sich von einem Rechtsanwalt, Notar und Steuerberater umfassend informieren.
     

    • Aktualisieren Sie Ihr Unternehmer Notfall-Set regelmäßig

    Das Notfall-Set kann nur zuverlässig helfen, wenn die Angaben aktuell sind. Überholte, veraltete Informationen sorgen für Verwirrung und führen zu Unsicherheiten. Es ist sinnvoll, das Notfall-Set regelmäßig zu aktualisieren.

    Ist eine Unternehmervollmacht sinnvoll?

    Die Unternehmervollmacht sichert den Fortbestand der Firma für den Fall, dass der Unternehmer oder die Unternehmerin ausfällt und nicht mehr in der Lage ist, den Betrieb weiter zu führen.

    Eine Unternehmervollmacht ist insbesondere einem Einzelunternehmen bzw. dem Alleingeschäftsführer einer GmbH zu empfehlen.

    Ist keine gültige Vollmacht vorhanden, kann das Betreuungsgericht einen gesetzlichen Betreuer ernennen. Daraus können sich folgende Nachteile ergeben:

  • Eine völlig fremde Person, die keinen Bezug zur Firma hat, wird als Betreuer ernannt.
  • Der Betreuer hat wenig Ahnung davon, wie das Unternehmen zu führen ist.
  • Durch das Verfahren der gerichtlichen Bestellung kann es zu erheblichen zeitlichen Verzögerungen kommen.
  • Der Betrieb ist zeitweise ohne Führung und in seiner Existenz bedroht.

    • Was sollte eine Unternehmervollmacht regeln?

    Sie bestimmen selbst die Personen, die Sie als geeignet und kompetent befinden und denen Sie vertrauen. Sie können ihnen konkrete Anweisungen erteilen oder auch Entscheidungs-Spielräume vorgeben. Machen Sie sich deshalb bereits vor einem Ernstfall Gedanken über die Zukunft Ihres Unternehmens.

    Ist das Unternehmen voraussichtlich nicht weiter zu führen, kann z. B. ein Verkauf oder die Aufgabe des Unternehmens bzw. eines Geschäftsbereichs bestimmt werden.

    Im Einzelnen sollte geregelt sein:

  • Wer führt das Unternehmen in einer Notsituation?
  • Wer darf über die Konten verfügen?
  • Was passiert im Erbfall?
  • Wie ist sichergestellt, dass die bestimmte Person auf wichtige Unterlagen, Bank- und Versicherungsdokumente, Passwörter und Schlüssel etc. zugreifen kann?

    • Wer erhält die Unternehmervollmacht?

  • Die entscheidende Frage ist, wem Sie die Unternehmervollmacht erteilen wollen. Häufig denkt man aufgrund des besonderen Vertrauensverhältnisses als erstes an den Ehepartner oder die Kinder. Vielleicht haben diese aber noch zu wenig Erfahrung. In diesem Fall kann ein fachlicher Betreuer beauftragt werden, die Tagesgeschäfte für das bevollmächtigte Familienmitglied vorzubereiten.
  • Anstatt eines Familienmitglieds ist es möglich, z. B. für Teilbereiche eine fachlich versierte Person aus dem Unternehmen einzusetzen.
  • Haben Sie eine Person Ihres Vertrauens, können Sie diese bei der Unternehmervollmacht als Generalbevollmächtigte einsetzen. Damit ist sie handlungsfähig und kann Untervollmachten erteilen, z. B. in allen Bereichen, die sie selbst nicht erledigen kann.
  • Sprechen Sie über das Thema Unternehmervollmacht mit einem sachkundigen Rechtsanwalt, Notar und Steuerberater. Das Thema ist vielschichtig – auch Ihre privaten Vollmachten, Verfügungen und Vereinbarungen sind zu berücksichtigen.

    • Erhöhen Sie den Sicherheitsstandard Ihrer Daten

    Ihre Daten müssen immer gesichert sein. Datenverlust bedeutet fast immer erhebliche Kosten und Nachteile.

  • Sichern Sie grundsätzlich nicht auf demselben Datenträger. Geeignet sind: Externe Speichermedien, z. B. Festplatten, USB-Sticks oder Streamer-Bänder.
  • Ist die Hardware und der Arbeitsaufwand zu teuer, können die wichtigen Daten auch verschlüsselt in der Cloud lagern.
  • Bei einer Software für die Datensicherung landen Daten unkompliziert auf dem ausgewählten Speichermedium. Falls das System ausfällt, sind sie schnell zurückgesichert.
  • Backups sollten möglichst in anderen Räumen oder sogar Gebäuden gelagert werden. Bei einem Brand, Wasserschaden oder Einbruch können Datensicherungen zerstört werden oder in falsche Hände geraten.
  • Prüfen Sie hin und wieder, ob die Backup-Dateien tatsächlich komplett fehlerfrei erstellt sind und funktionieren.
  • Wie häufig und in welchem Umfang Backups notwendig sind, können nur Sie bzw. ein Fachmann entscheiden. Generell ist zu empfehlen, wichtige geschäftliche Daten täglich zu sichern und wöchentlich eine Komplettsicherung zu machen. Automatische Programmeinstellungen für die Sicherung sind bequem, verlässlich und einfach.
  • Backups machen nur Sinn, wenn gelöschte oder verloren gegangene Daten wieder herzustellen bzw. wieder aufzurufen sind. Die Sicherungssoftware muss für mehrere Sicherungen geeignet sein. Aus den Backup-Bezeichnungen ist zu erkennen, welche Dateien in welcher Version enthalten sind.
  • Wenn auf den Speicher- bzw. Sicherungsmedien personenbezogene Daten enthalten sind, müssen diese verschlüsselt sein. Dazu verpflichtet das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) gesetzlich. Lassen Sie sich von Ihrem Administrator den Masterschlüssel übergeben. Beachten Sie die Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (gültig seit 25.05.2018).
  • Zu prüfen sind die Aufbewahrungsfristen der Sicherungsmedien, besonders im Hinblick auf die Pflichten aus dem Steuerrecht und der Abgabenordnung.
  • Informieren Sie sich, wie lange es dauert, um den Server oder die Daten bei einem Komplettverlust wieder herzustellen. Wie lange wäre der Betrieb beeinträchtigt oder still gelegt? Welche Kosten würden entstehen?
  • Achten Sie darauf, dass nur geeignete Personen die Datensicherung überwachen und immer ein aktuelles Anti-Virenprogramm installiert ist.

    • Schützen Sie Ihr geistiges Eigentum

    Um die eigenen Ideen, Produkte und Innovationen zu schützen, gibt es verschiedene Möglichkeiten.

    Patente

  • Als Patent können Sie nur „patentfähige“ Erfindungen anmelden. Es muss sich um Neuerungen mit einem „technischen Charakter“ handeln und sie müssen gewerblich anwendbar sein. Die Patentfähigkeit kann durch einen Patentanwalt bzw. bei der Prüfung durch das Patentamt geklärt werden.
  • Das Patentamt prüft bei der Anmeldung, ob die Erfindung wirklich neu und damit „patentfähig“ ist.
  • Das Patent läuft maximal 20 Jahre ab der Anmeldung.
  • Klären Sie, ob es sinnvoll ist, das Patent für wichtige Auslandsmärkte auch beim Europäischen Patentamt einzureichen. Diskutiert wird derzeit ein neues Einheitspatent der EU.

    • Gebrauchsmuster

  • Der „kleine Bruder“ des Patents wird Gebrauchsmuster genannt. Es schützt gewerblich anwendbare technische Erfindungen, jedoch keine Verfahren. Ein Gebrauchsmuster wird schneller registriert als ein Patent, die Kosten sind niedriger.
  • Das Gebrauchsmuster wird beim Patentamt angemeldet, von diesem jedoch nicht geprüft.
  • Ein Gebrauchsmusterschutz wird für zunächst drei Jahre erteilt, kann gegen Gebühr bis auf maximal zehn Jahre verlängert werden.

    • Marken

  • Eine Marke unterscheidet die Waren und Dienstleistungen einer Firma von denen anderer Unternehmen.
  • Als Marke können geschützt werden: Worte, Buchstaben, Zahlen, Logos, Farbkombinationen, dreidimensionale Gegenstände und akustische Signale.
  • Markenschutz für Deutschland müssen Sie beim Deutschen Patentamt beantragen. Soll die Marke EU-weit geschützt werden, ist eine Gemeinschaftsmarke von Europäischen Markenamt notwendig.
  • Ist die Marke in das Markenregister eingetragen, hat nur der Inhaber das Recht, diese für die damit geschützten Waren und/oder Dienstleistungen zu verwenden.
  • Das Patent- und Markenamt prüft auf „absolute Schutzhindernisse“. Eine amtliche Prüfung auf ältere Rechte Dritter gibt es nicht.
  • Die Marke ist zunächst für zehn Jahre geschützt und kann beliebig oft um weitere zehn Jahre verlängert werden.

    • Geschmacksmuster

  • Geschmacksmuster schützen Gestaltungen wie z. B. die Farb- und Formgebung von Produkten, aber auch Muster von Stoffen und Tapeten.
  • Geschmacksmuster sind beim Patentamt anzumelden. Die Schutzfähigkeit wird nicht geprüft.
  • Die Schutzdauer beträgt maximal 25 Jahre.

    • Domains

  • Internet-Domains werden bei der DENIC eG Domain Verwaltungs- und Betriebsgesellschaft registriert.
  • Vor der Wahl eines Domain-Namens ist zu klären, ob dadurch bestehende Domain-Namensrechte und Markenrechte verletzt werden.
  • Domain-Namen sind zusätzlich als Marken anzumelden.
  • Domain-Namen werden durch den Provider geprüft, bei dem die Domain eingerichtet wird. Unter www.denic.de ist es möglich, eine eigene Recherche durchzuführen.
  • Die Kosten für die Registrierung und Pflege der Domain bei der DENIC eG Domain Verwaltungs- und Betriebsgesellschaft betragen für ein Jahr 116 Euro, für jedes weitere Jahr 58 Euro.

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