Nebenkostenabrechnung prüfen – wichtige Tipps für Mieter
Das Wichtigste kurz erklärt
- Als Mieter müssen Sie in den meisten Fällen Nebenkosten beziehungsweise Betriebskosten zahlen.
- Es handelt sich um Kosten, zum Beispiel für die Straßenreinigung, die Müllbeseitigung oder den Schornsteinfeger, die vom Vermieter auf die Mietparteien umgelegt werden können.
- Der Vermieter ist verpflichtet, mit dem Mieter einmal jährlich die Nebenkosten abzurechnen. Mieter sollten genau prüfen, ob alle Posten korrekt abgerechnet sind.
- Kommt es wegen einer fehlerhaften Nebenkostenabrechnung zu Streitigkeiten mit Ihrem Vermieter, erhalten Sie über die Immobilien-Rechtsschutzversicherung von Zurich schnelle Hilfe im Rechtsschutzfall. Wir bieten hier bedarfsgerechte Serviceleistungen an und unterstützen Sie bei der Klärung Ihres Anliegens.
In diesem Ratgeber
Was ist die Nebenkostenabrechnung?
Welche Kosten sind in der Nebenkostenabrechnung enthalten?
Wieso man die Nebenkostenabrechnung als Mieter prüfen sollte
Nebenkostenabrechnung prüfen: Das sind die häufigsten Fehler
Nebenkostenabrechnung widersprechen
Was ist die Nebenkostenabrechnung?
Die Nebenkostenabrechnung wird häufig auch als Betriebskostenabrechnung bezeichnet. Sie listet die Kosten auf, die nicht in der festgelegten Miete enthalten sind. Einmal im Jahr muss der Vermieter dem Mieter eine Nebenkostenabrechnung vorlegen. Je nachdem, wie viel der Mieter bereits über die Betriebskostenvorauszahlung geleistet hat, erwartet ihn entweder eine Nachzahlung oder er erhält Geld zurück.
Bei der Umlage der Nebenkosten muss sich der Vermieter auf einen der folgenden Verteilerschlüssel beziehen:
- Personenzahl
- Verbrauch
- Wohnfläche
- Wohneinheit
Welcher Verteilerschlüssel – auch Umlageschlüssel genannt – für die Abrechnung zugrunde liegt, vereinbaren Vermieter und Mieter im Mietvertrag.
Welche Kosten sind in der Nebenkostenabrechnung enthalten?
Nicht alle Ausgaben, die dem Vermieter rund um seine vermietete Immobilie entstehen, darf er auch auf die Mietparteien umlegen, etwa Reparaturkosten. In der Betriebskostenverordnung ist genau festgelegt, welche Posten zu den umlagefähigen Nebenkosten gehören. Dazu zählen zum Beispiel:
- Wasserversorgung
- Entwässerung
- Heizung (falls der Mieter nicht direkt mit dem Versorger abrechnet)
- Warmwasserversorgung
- Straßenreinigung
- Müllbeseitigung
- Beleuchtung
- Schornsteinfeger
- Wohngebäudeversicherung
- Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht
- Grundsteuer
Wieso man die Nebenkostenabrechnung als Mieter prüfen sollte
Niemand ist frei von Fehlern, auch kein Vermieter. Und da die Nebenkostenabrechnung so einige Fehlerquellen beinhalten kann, sollten Sie als Mieter diese immer genau prüfen. Gerade wenn Mieter eine Rückzahlung erhalten, unterlassen sie es meist, die Abrechnung dennoch auf ihre Richtigkeit zu untersuchen. Mietrechtsexperten gehen davon aus, dass durchschnittlich jede zweite Nebenkostenabrechnung in Deutschland falsch ist.
Übrigens: Auch als Vermieter lohnt es sich, die Nebenkostenabrechnung vor dem Absenden gründlich zu prüfen, um möglichen rechtlichen Auseinandersetzungen vorzubeugen.
Nebenkostenabrechnung prüfen: Das sind die häufigsten Fehler
Formale Fehler
Erhalten Sie eine formal fehlerhafte und nicht vollständige Nebenkostenabrechnung, müssen Sie keine Nachzahlung leisten; die Abrechnung besitzt dann keine Gültigkeit. Die Nebenkostenabrechnung muss unter anderem enthalten:
- Bezeichnung der Wohnung mit Anschrift
- Adressat und Absender
- Abrechnungszeitraum
- Auflistung der Gesamtkosten
- Auflistung der einzelnen Kosten
- Verteilerschlüssel
- Information über Nachforderung oder Rückzahlung
Falscher Abrechnungszeitraum
Der gesetzliche Abrechnungszeitraum, auf den sich die Nebenkostenabrechnung beziehen muss, umfasst 12 Monate, meist ein Kalenderjahr. Bezieht sich die Betriebskostenabrechnung auf mehr als diesen Zeitraum, ist sie ungültig.
Eine Ausnahme ist, wenn Sie zum Beispiel im März Ihre Wohnung bezogen haben – in dem Fall beträgt der relevante Abrechnungszeitraum nur 10 Monate.
Verpasste Frist
Normalerweise muss der Vermieter innerhalb von 12 Monaten nach dem Ende des Abrechnungszeitraums eine Nebenkostenabrechnung aufstellen. Erhalten Sie nach Ablauf dieser Frist eine Nachforderung, müssen Sie diese nicht mehr bezahlen.
Beispiel: Ihr Vermieter muss Ihnen die Nebenkostenabrechnung für den Abrechnungszeitraum 2022 bis zum 31. Dezember 2023 schicken. Erledigt er dies erst im Januar 2024, müssen Sie keine Nachzahlung leisten. Eine Rückzahlung dagegen dürfen Sie auch dann noch einfordern.
Falscher Verteilerschlüssel
Prüfen Sie, ob der in der Nebenkostenabrechnung angegebene Verteilerschlüssel – etwa nach Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch – mit dem im Mietvertrag vereinbarten übereinstimmt.
Nicht umlagefähige Nebenkosten
Welche Nebenkosten Ihr Vermieter umlegen darf, ist im Mietvertrag festgelegt und wird zudem durch die Betriebskostenverordnung vorgegeben. Normalerweise sind das alle umlagefähigen Nebenkosten. Einmalige Kosten wie zum Beispiel für Reparaturarbeiten dürfen nicht in der Nebenkostenabrechnung gelistet sein.
Finden sich in Ihrem Mietvertrag nur einzelne Posten, die konkret benannt sind, müssen Sie auch nur diese bezahlen.
Sofern in einem Mietvertrag keine Nebenkosten benannt werden, muss der Mieter nur die Kosten für Heizung und Warmwasser übernehmen.
Überhöhte Nebenkosten
Bei den Nebenkosten gilt das sogenannte Wirtschaftlichkeitsgebot. Das heißt, beauftragt Ihr Vermieter zum Beispiel zur Wartung der Heizung eine Firma, die dann eine überteuerte Rechnung stellt, darf er diese überhöhten Kosten nicht auf Sie umlegen. Laut Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB, § 556) ist ein Vermieter zur Einhaltung des Wirtschaftlichkeitsgebots verpflichtet. Haben Sie als Mieter Zweifel, dass Ihr Vermieter sich daran hält, können Sie Einsicht in die Belege verlangen.
Nebenkostenabrechnung widersprechen
Haben Sie in Ihrer Nebenkostenabrechnung Fehler entdeckt, wurde die Frist für die Abrechnung versäumt oder ist Ihnen das Schreiben schlicht unverständlich, können Sie bei Ihrem Vermieter schriftlich Widerspruch einlegen. Dafür haben Sie ein Jahr lang Zeit, nachdem Sie die Abrechnung erhalten haben. In der Zwischenzeit können Sie die mögliche Nachforderung erst einmal unter Vorbehalt überweisen.
Lohnt es sich, die Nebenkostenabrechnung prüfen zu lassen?
Ja, auf jeden Fall. Denn Sie können nur gewinnen und gehen keinerlei Risiko ein. Liegt ein Fehler zu Ihren Ungunsten vor, erhalten Sie Geld zurück. Gerade bei größeren Wohnungen können das mehrere hundert Euro sein. Im umgekehrten Fall – sollte sich herausstellen, dass Sie mehr nachzahlen müssen – brauchen Sie dennoch nur die ursprüngliche Nachzahlung leisten.
Mit einer Immobilien-Rechtsschutzversicherung haben Sie Anspruch auf eine kostenlose Beratung und können Ihre Nebenkostenabrechnung juristisch prüfen lassen. Sollte es zur Auseinandersetzung mit Ihrem Vermieter aufgrund einer fehlerhaften Betriebskostenabrechnung kommen, sind Sie mit Ihrer Rechtsschutzversicherung vor den finanziellen Folgen – wie etwa den Gerichtskosten – geschützt.
Häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung
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Wie lange hat man Zeit, die Nebenkostenabrechnung prüfen zu lassen?Grundsätzlich gilt: Liegt die Nebenkostenabrechnung in Ihrem Briefkasten, sollten Sie diese prüfen und eventuelle Einwände Ihrem Vermieter schriftlich übermitteln. Laut Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB, § 556) haben Sie nach Zustellung der Nebenkostenabrechnung dafür zwar 12 Monate Zeit, sollten mit der Überprüfung aber besser nicht zu lange warten.
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Wie lange kann man zu viel gezahlte Nebenkosten zurückverlangen?Haben Sie eine Nebenkostenabrechnung erhalten, aus der hervorgeht, dass Ihnen eine Rückzahlung zusteht, muss Ihr Vermieter Ihnen diese innerhalb von 30 Tagen erstatten. Tut er dies nicht, sollten Sie innerhalb von 12 Monaten den zu viel bezahl-ten Betrag zurückfordern. Ansonsten wird es rechtlich schwierig, die Forderung noch durchzusetzen.
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Kann der Vermieter die Nebenkosten rückwirkend erhöhen?Nur wenn aus der Nebenkostenabrechnung hervorgeht, dass Sie bisher zu wenig Vorauszahlungen geleistet haben, kann Ihr Vermieter den Abschlag erhöhen. Das darf er jedoch nicht zu einem beliebigen Zeitpunkt während des Jahres.
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Darf man als Mieter die Rechnungen der Nebenkosten einsehen?Ja, das dürfen Sie. Allerdings haben Sie keinen Anspruch, Kopien der Belege zu er-halten. Dagegen haben Sie das Recht, vor Ort bei Ihrem Vermieter die Rechnungen – etwa für Straßenreinigung, Gartenpflege etc. – einzusehen und zu kopieren bzw. zu fotografieren. Nehmen Sie am besten einen Zeugen mit.
Für den Fall, dass der Vermieter nicht in derselben Stadt wohnt beziehungsweise die Hausverwaltung ihren Sitz nicht vor Ort hat, können Sie dagegen Kopien anfordern.
