Papierloses Büro
Papierloses Büro – Tipps für das Dokumentenmanagement
Effizient, umweltfreundlich und mit geringeren laufenden Kosten verbunden – das papierlose Büro bietet viele Vorteile. Auch für kleine und mittlere Unternehmen. Damit Papierberge in den Büros bald der Vergangenheit angehören, liefern wir Ihnen hier wichtige Tipps für die erfolgreiche Umstellung auf den digitalen Workflow.
Die passende Software, die richtigen Apps
Verträge, Buchungsbelege, Rechnungen lassen sich ohne große Investitionen digitalisieren. Das Angebot an entsprechender Software ist groß, der Markt heiß umkämpft. Doch welche Software ist für das papierlose Büro sinnvoll? Eine Standardlösung für alle Branchen gibt es nicht. Vielmehr benötigen verschiedene Wirtschaftszweige spezielle Software. Denn sie haben zum Teil sehr unterschiedliche Anforderungen.
Arbeiten mehrere Personen im Unternehmen, bietet zum Beispiel Google mit G-Suite die Möglichkeit, u. a.
- Texte
- Tabellen
- Präsentationen
zu verfassen, die von allen bearbeitet werden können.
Die User sehen dabei in Echtzeit, was der Kollege zum Beispiel in einem Dokument gerade verfasst oder verändert. Ein Versand von Zwischenergebnissen entfällt. Jeder Beteiligte befindet sich stets auf aktuellem Stand.
Texte, Tabellen, Präsentationen usw. lassen sich natürlich auch mit klassischen Textprogrammen erstellen. Als kostenlose Alternative bietet sich Open Office an. TimeTac beispielsweise können Sie für die Erfassung der Arbeits- und Projektzeiten sowie die Verwaltung der Urlaubszeiten nutzen. Outlook kann ganz klassisch u. a. bei der Organisation von Meetings und Konferenzen helfen. Die Buchhaltung lässt sich mit der Software Tipalti automatisieren.
Tipp: Auf Youtube gibt es eine Vielzahl von Videos, die über die Mainstream-Software und sinnvolle Apps – wie etwa EverNote für Notizen, Grafiken, Adressen, Fotos, To-Dos etc. – je nach Branche umfassend informieren.
Herzstück Dokumentenmanagement
Ein gutes Dokumentenmanagement-System ist das Herz des papierlosen Büros. Die Dateien müssen u. a. strukturiert abgelegt, sicher gespeichert und rasch wieder auffindbar sein. Dokumentenmanagement-Systeme wie Amagno, DocuWare, Fluix oder Alfresco bieten Funktionen wie
- automatische E-Mail-Erfassung
- automatische Anhangerfassung
- automatische Dokumentenklassifikation
- digitale Unterschriften
- Kommentarfunktionen
- Volltextrecherche
- Workflow-Manager u.v.m.
Ordnerstruktur und sinnvolle Ablage
Darüber hinaus ist eine übersichtliche, systematische Ordnerstruktur, die leicht von den Mitarbeitern zu erfassen ist, elementar. Nur so gelangen die Nutzer schnell an die entsprechenden Dokumente in der Ablage, gerade wenn im Team gearbeitet wird.
Dabei werden Haupt- und Unterordner eingerichtet. Allerdings sollte sich die Unterordnerstruktur nicht ins Unendliche verzweigen. Das könnte zu einem höheren Zeitaufwand bei der Suche der Dokumente führen.
Wichtig ist zudem, die Dokumente nach einem einheitlichen Prinzip zu bezeichnen – und zwar durchgängig. Auch das erleichtert das Auffinden ungemein. Dateinamen können sich zum Beispiel nach Unternehmensbereichen unterscheiden. Dann hat die Personalabteilung beispielsweise ein anderes Anfangskürzel als die Buchhaltung oder das Marketing, jeweils mit entsprechenden Zugriffsrechten. Auch bei der Ablage sollten Sie große Sorgfalt walten lassen. Durch eindeutige Vorschriften für die Zuordnung funktioniert eine zentrale Ablage am besten und erhöht die Transparenz.
Ein qualitativ hochwertiger Dokumentenscanner zum digitalen Erfassen von Papierunterlagen ist in einem papierlosen Büro in vielen Branchen unabdingbar. Das Gerät sollte beidseitig und in kurzer Zeit scannen können, gerade bei großen Papieraufkommen. Häufig ist es von Vorteil, wenn der Scanner über WLAN anzusteuern ist. Wer etwa die Briefpost oder andere Unterlagen nicht selbst scannen möchte, kann auch einen entsprechenden Scandienstleister beauftragen, der die Dokumente zur Weiterverarbeitung aufbereitet.
Cloud-Systeme: Zugriffsrechte sorgfältig vergeben
Um das Potenzial des papierlosen Büros auszuschöpfen, können die Daten in einer zentralen Cloud gespeichert werden. Cloud-Speicherdienste können von überall abgerufen werden. Bei der Online-Datensicherung muss der Datentransfer verschlüsselt sein. Diese Verschlüsselung ist mittlerweile gut gelöst, um die Informationen verhältnismäßig sicher abzulegen. Zugriffsrechte müssen aber sorgfältig vergeben werden und die Passwörter in jedem Fall die Sicherheitsstandards einhalten.
Weil das papierlose Büro eine höhere Gefahr von Datenverlust birgt, ist die Datensicherheit fundamental. Durch Backups, regelmäßig durchgeführt, können bei einem Datenverlust die Dateien rasch und vollständig wieder aufrufen werden. In jedem Fall sollte eine Sicherheitskopie der Daten auch außerhalb des Unternehmens elektronisch gespeichert sein, damit etwa bei einem Brand oder Wasserschaden nicht alle Daten verloren sind.
Besteht kein Vertrauen zu Cloud-Systemen, können Datenträger zum Beispiel auch in Bankschließfächern gelagert werden. Das allerdings ist weitaus aufwendiger, da sie regelmäßig aktualisiert werden müssen.
Rechtliche Aspekte beachten
Unternehmen sind gesetzlichen Vorschriften unterworfen. So sind rechtliche Aspekte wie Aufbewahrungsfristen und Compliance-Anforderungen (Regelkonformität eines Betriebes) zu berücksichtigen. Hundert Prozent digital kann es dabei in manchen Branchen nicht zugehen – wenn etwa langjährige Aufbewahrungsfristen zu beachten sind, zum Beispiel von bis zu zehn Jahren. Denn diese Regeln können auch für digitalisierte Papierdokumente gelten. Originale sind also nicht immer ein Fall für den Aktenvernichter. Experten beraten über die rechtlichen Aspekte im Detail.
- Es ist nachhaltiger durch die Ersparnis von Material wie Papier, Aktenordnern und Büroutensilien.
- Es verringert die laufenden Kosten. So fallen keine Druckkosten an, teurer Postversand entfällt. Es wird keine oder deutlich weniger Lagerfläche für Ablage oder Archiv etc. benötigt, was die Bürofläche und damit ggf. Mietkosten reduziert.
- Es bietet im mobilen Zeitalter eine hohe Flexibilität: Das Büro ist immer dabei – ortsunabhängig.
- Die Kommunikationswege sind schneller. Es verbessert die Arbeitsabläufe im Team und die Produktivität von Unternehmen und Mitarbeitern, wenn sie die Software gut beherrschen und optimal ausschöpfen.
- Es erhöht Effizienz und Konzentration der Mitarbeiter durch Schreibtische ohne Papierstapel und Zettelwirtschaft.
- Vorgänge können personalunabhängiger bearbeitet werden, etwa bei Urlaub oder Krankheit, da alle Vorgänge elektronisch erfasst sind: Dokumente sind von jeder befugten Person jederzeit von überall abrufbar.
- Dokumente sind schneller aufzufinden.
Nachteile des papierlosen Büros
- Gerade bei der Einführung ist eine sehr gute Planung notwendig.
- IT-Abteilung der Firma und beratende Software-Anbieter schätzen bei der Auswahl der Software die tatsächlichen Fähigkeiten der Mitarbeiter häufig nicht realistisch ein, sodass später keine optimalen Ergebnisse erzielt werden.
- Bei der Umstellung – und auch bei der Einführung neuer Software – existieren oft Vorbehalte bei den Mitarbeitern. Schulung und Kommunikation über das papierlose Büro sind daher am Anfang mit einigem Aufwand verbunden.